Электронная отчетность - это возможность организовать полностью безбумажный, защищённый и юридически значимый документооборот между организациями всех форм собственности и контролирующими органами.
Каждая организация, будь то крупная компания или индивидуальный предприниматель, обязана с четкой периодичностью информировать органы государственной власти о ходе своей деятельности. Существуют выездные проверки, когда уполномоченный представитель государственного учреждения сам направляется по адресу организации и сверяет все необходимые данные. Однако чаще всего информирование контролирующих органов происходит в виде сдачи отчетности. Отчеты, как правило, подаются ежеквартально. Процедура имеет строгие временные рамки, нарушение которых влечет за собой штраф. Отчетность затрагивает не только юридических, но и физических лиц. Например, продавая автомобиль или сдавая имущество в аренду, гражданин обязан проинформировать государство. Многие установленные формы отчетности, к примеру, налоговые декларации, представляют собой довольно объемный и непростой для заполнения документ. Требования к порядку заполнения часто корректируются государством. Помимо основного отчета, прилагается ряд сопутствующих данных, перечень которых может также изменяться. Одна допущенная ошибка приведет к дополнительной трате времени на перезаполнение отчета, повторный визит к инспектору и повторное ожидание в очереди. Все это и многое другое превращает сдачу отчетности в тяжелый трудоемкий процесс, в ходе которого можно не уложиться в установленные сроки и компания будет вынуждена платить штраф. В 2002 году Президентом РФ был подписан № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», разрешающий сдачу отчетности в электронном виде, который позволил значительно облегчить взаимодействие с ФНС, ПФР, ФСС и Росстатом.
Для отправки электронной отчетности требуется вспомогательный программный комплекс, который разработан специализированным оператором связи. Специализированным оператором связи выступает организация, которая осуществляет документооборот между лицом, подающим отчет и контролирующим органом. Чаще всего специализированными операторам связи являются удостоверяющие центры. Отчеты, передаваемые таким способом, заверяются электронной подписью, что делает их юридически значимыми и полностью защищенными от утечки информации.
Основные преимущества сдачи отчетности в электронном виде
Доступность
Получение электронной подписи занимает одни рабочие сутки. В течение часа устанавливается программное обеспечение на компьютер. Системные требования к ПО минимальны, а интерфейс — простой и понятный даже для непродвинутого пользователя.
Актуальность
С системой электронной отчетности больше не потребуется искать и изучать информацию о тех или иных, внесенных государством, изменениях. Программа автоматически загружает все самые новые формы для заполнения документов.
Спокойствие
Случаются ситуации, когда, курсируя от одного инспектора к другому, поданный отчет может быть утерян. Тогда, невзирая на то, что вина не компании, документ придется подавать заново. С системой электронной отчетности подобные ситуации исключены. Конфиденциальность Криптографические средства системы электронной отчетности гарантируют защиту пересылаемых документов от несанкционированного доступа.
Комфорт и независимость
Для отправления отчетности теперь не придется лично ехать в государственное учреждение, долгие часы ожидать в очереди, подстраиваться под режим работы учреждений. Система электронной отчетности позволяет отправлять документы из любого удобного места, где имеется компьютер с системой электронной отчетности и доступ к сети Интернет. В распоряжении лица, сдающего отчет, имеются все 24 часа в сутках. Гражданин больше не зависит от очередей и графика работы контролирующих органов. Конечно, не стоит откладывать сдачу отчетности на последний момент. Однако в жизни происходят разные ситуации, и случается, что, по каким-либо причинам, человек не успевает сделать это заранее. Декларация, отправленная через систему электронной отчетности, в последние пять минут, последнего дня, считается поданной в срок.
Безошибочность
Заполняя отчет, налогоплательщики часто совершают ошибки чисто механического порядка, а также ошибки в расчетах и т.д. После нескольких неудач, многие предпочитают заплатить третьим лицам за заполнение деклараций. Но даже платные услуги не гарантируют хорошего результата. Программа для отправки электронной отчетности не позволит отправить неверно заполненный бланк. Более того, она подскажет, где именно допущены ошибки, и можно будет их легко поправить. Теперь отчеты будут полностью корректны, и это не обернется дополнительными затратами.
Отправить отчетность в электронном виде
Федеральная налоговая служба (ФНС)
Каждый гражданин РФ обязан платить налоги. Поэтому и юридические и физические лица должны отчитываться перед государством. Отчет представляет собой совокупность деклараций, содержащих сведения о доходах и прочие данные для исчисления того или иного налога. Подаются они в контролирующий орган ФНС. Сдача отчетности зависит от режима налогообложения. Предприниматели подают декларации каждый квартал, физические лица — при наличии дополнительных источников дохода. Более полную информацию о том, какие именно сведения необходимо направлять в налоговый орган, можно узнать на портале ФНС.
Социальный фонд России (СФР, бывший ПФР)
Любое предприятие без исключений должно сдавать отчеты по начисленным и уплаченным страховым взносам. Индивидуальные предприниматели отчитываются в Пенсионный фонд с появлением первого сотрудника. При этом ИП должен быть зарегистрирован в фонде как работодатель. Чтобы отправлять электронную отчетность для СФР, необходимо заключить соглашение с самим ПФР о предоставлении отчетности в электронном виде, а также подать заявление о присоединении к системе электронного документооборота.
Фонд социального страхования (ФСС)
Сдача отчетности в фонд социального страхования носит обязательный характер для всех организаций и ИП, в чьем штате есть наемные сотрудники. Работодатель предоставляет для ФСС расчетную ведомость, в которой содержатся сведения по всем уплаченным взносам и выплатам. На портале Фонда можно найти подробную информацию о том, как подать электронную отчетность в ФСС.
Федеральная служба государственной статистики (Росстат)
В рамках исследований экономических показателей Росстат обязывает все организации и ИП сдавать статистическую отчетность. Отчет в Росстат предоставляет собой документ, содержащий статистические данные о работе предприятия, численности сотрудников, движениях и объемах заработной платы, а также о финансово-хозяйственной деятельности. Взаимодействие с Росстатом можно осуществлять посредством системы электронной отчетности.